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  • Nora

Produktivität (Teil 3) – Produktiv im Business

Dieses Mal habe ich mich auf die Suche nach möglichst simplen Techniken und Tricks begeben, die dir im Alltag bzw. vor allem im Business ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Sie sind simpel und leicht zu integrieren.



Hier 7 Methoden zur Steigerung deiner Produktivität:


1. Sei dir des Pareto-Prinzips bewusst (20:80- bzw. 80:20-Regel)


Das Prinzip basiert auf der Erkenntnis, dass innerhalb einer gegebenen Menge einige wenige Anteile einen weitaus höheren Wert besitzen als der relativ größere restliche Anteil an der Gesamtmenge. Bei seiner ursprünglichen Erkenntnis analysierte der Soziologe Vilfredo Pareto zwar die Verteilung des italienischen Volksvermögens, es stellte sich jedoch heraus, dass seine These in vielen anderen Bereichen Gültigkeit besaß.


In unserem Kontext lässt sich das Ganze auf das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis übertragen. Zwei beispielhafte Interpretationsmöglichkeiten sind:


  • 20% deiner Aufgaben sind so wichtig, dass sie 80% deines Erfolges ausmachen.

  • In 20% deiner Zeit lassen sich 80% des Ergebnisses erzielen.


Das spannende ist ja auch der Umkehrschluss dieser These, die man auch 20:80-Regel (oder 80:20-Regel) nennt: Er sagt nämlich aus, dass du – wenn du die wichtigen 80% deines Ergebnisses erledigt hast – für die verbleibenden 20% 80% des Aufwandes betreibst. Man könnte auch sagen, dass du auf dem Weg zu den perfekten 100% viel Energie und Zeit verschwendest.


Daraus lassen sich für deine tägliche Arbeit beispielsweise folgende Konsequenzen ziehen:


  • Erledige zuerst die wichtigsten Aufgaben, dann den Rest (das wären die schnellsten, leichtesten oder unterhaltsamsten Aufgaben)

  • Wenn du eine Aufgabe angehst, verliere dich nicht in unbedeutenden Details, sondern erledige zuerst die wesentlichen Aspekte, den "Kern" der Aufgabe. Alles andere ist Optik und Perfektionismus und ist die Kirsche auf dem Schlagobers (Sahnehäubchen)

  • Fokussiere auf die umsatzrelevanten Teile deiner Aufgaben und erledige diese zuerst

  • Daraus folgt auch: Verbringe die meisten Zeit auf jene Personen (Kunden), die dir am meisten Umsatz, Erfolg bzw. Mehrwert bringen – oder das größte Potenzial besitzen


Das Pareto-Prinzip ist aber nicht auf die Business-Welt beschränkt – es lässt sich auch menschliche Beziehungen umlegen. Ein Beispiel: Wenn du Entscheidungen triffst, dann sprich zuerst mit jenen Personen, die in deinem Leben am meisten Gewicht besitzen, oder die es am meisten betrifft.



2. Nutze das Eisenhower-Prinzip (wichtig vs. dringend)


Diese Technik, die auf den US-Präsidenten Eisenhower zurückgeht, hilft dir bei der Priorisierung deiner Todos, indem du sie anhand von zwei Variablen in vier Kategorien einteilst. Die Variablen sind: Wichtigkeit (von gering bis hoch) und Dringlichkeit (von gering bis hoch). Daraus ergeben sich folgende Aufgaben-Gruppen:


  1. Super-Aufgaben: sind hoch in Wichtigkeit und Dringlichkeit

  2. Sofort-Aufgaben: sind zwar nicht wichtig, aber dafür dringend

  3. Später-Aufgaben: sind wichtig, aber nicht dringend

  4. Sinnlos-Aufgaben: sind weder wichtig, noch dringend


Aus dieser Liste lässt sich unmittelbar die Reihenfolge der Todos ablesen: 1. Super, 2. Sofort und 3. Später. Die Sinnlosen sollte man rigoros aus seiner Liste streichen. Aber Achtung! Länger aufgeschobene "Später-Aufgaben" werden irgendwann ebenfalls dringend und damit zu "Super-Aufgaben" und sind dann entsprechend zu priorisieren. Außerdem ist natürlich auch zu berücksichtigen, wieviel Aufwand die Aufgaben darstellen und welche Vorlaufzeiten damit verbunden sind.



3. Hebel Parkinsons Gesetz aus


Cyril Parkinson ist ein wunderbares Beispiel für Produktivität, denn er schrieb im Laufe seines Lebens rund sechzig Bücher. Eines davon gilt heute als Wirtschaftsklassiker und ist nach ihm benannt: Parkisons Gesetz.


Dieses beruht auf der Erkenntnis, die Cyril in den 1950er Jahren in Malaysia gewann, als er beobachtete, wie ineffizient die dortige Kolonialverwaltung arbeitete: nicht nur, dass die Erledigung einer Sache länger dauert, wenn mehr Leute als eigentlich nötig daran beteiligt waren, sondern es schien auch nie jemand unbeschäftigt zu sein – egal, wieviele Personen es waren.

Daraus folgerte Parkison: Arbeit zieht sich wie ein Strudelteig – und zwar so lange, wie nötig ist, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht. Konkret bedeutet dies: Je weiter die Deadline entfernt ist, desto länger wirst du dich mit der Aufgabe beschäftigen. Oder auch: Eine Aufgabe ist nicht schneller erledigt, nur, weil mehr Personen daran arbeiten.


Was bedeutet das für dich?

Naja, setz dir Deadlines so knapp es geht, am besten am Rande des Wahnsinns, so, dass du es kaum, aber gerade noch, schaffen kannst.


Die Initiative des NaNoWriMo (National Novel Writing Month) ist ein perfektes Beispiel für Parkisons Gesetz. Dort setzt man sich das Ziel, innerhalb eines Monats (November) einen ganzen Roman bzw. 50.000 Wörter zu schreiben. Und es funktioniert tatsächlich!


Wichtig ist aber, dass die Deadline reell ist. Wenn du keinen echten Druck verspürst, und du alles konsequenzlos nach hinten verschieben kannst, funktioniert es natürlich nicht...



4. Plane Aufgaben mit der Alpen Methode


Die Alpen Methode wurde von Lothar Seiwert erfunden und ist ein Instrument zur täglichen Zeitplanung.


Die Grundidee ist, dass du bereits am Vortag in fünf Schritten den Tagesplan für den nächsten erstellst:


  • A: Aufgaben zusammenstellen (punktuelle Aufgaben, Periodisches, Termine)

  • L: Länge der Tätigkeiten schätzen (notwendige Schritte Durchdenken, Zeitrahmen festsetzen)

  • P: Pufferzeiten einplanen

  • E: Entscheidungen treffen (Prioritäten, Kürzungen, Delegation)

  • N: Nachkontrolle (Unerledigtes auf einen anderen Tag übertragen)


Aufgrund der Art und Weise, wie du die Aufgaben planst, wird dir ermöglicht, dass du dir realistische Tagesziele setzt und gleichzeitig genug Zeit hast, alles zu erledigen, was du dir vorgenommen hast.


Wie bei jeder Planung, ist sie allerdings nur so gut, wie deine Disziplin – du darfst dich nicht ablenken lassen!



5. Arbeite mit der Pomodoro-Technik (52-17-Methode)


Es gibt diese Tage, an deren Ende ich mich frage, was ich eigentlich die ganze Zeit gemacht habe. An diesen Tagen ist man irgendwie unbefriedigt, weil man das Gefühl hat, nichts Produktives geschaffen zu haben, so als ob man einzelne Aufgaben immer nur angerissen, nichts so recht weitergebracht hätte.


Ich bin froh, dass ich dieses Gefühl nicht oft habe, aber falls dich das öfter trifft, dann versuche es doch mit der Pomodoro-Technik, die super simpel ist, und seit den 1980er Jahren bekannt ist. So geht´s:


  • alle Ablenkungen ausschalten (inkl. Telefon / Handy)

  • Aufgabe inhaltlich defininieren

  • Timer bzw. Wecker auf 25 Minuten stellen

  • Konzentriert arbeiten, nicht ablenken lassen!

  • Nach den 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten einlegen

  • Die nächste Etappen von 25 Minuten starten

  • Nach vier Zyklen eine längere Pause einlegen (also nach 2 Stunden)


Nach neueren Erkenntnissen hat sich übrigens herausgestellt, dass nicht 25 Minuten Arbeit, sondern 52 Minuten ideal sind, gefolgt von 17 Minuten Pause. Dieser Rhythmus ist laut einem lettischen Forscherteam ideal für eine Höchstleistung und anschließende Regeneration des Gehirns. Einen Link zu einer Liste von Timer-Apps habe ich dir unten zu den weiterführenden Links gestellt.


Ach ja, und falls du dich fragst, weshalb das ganze Pomodoro (Tomate auf italienisch) heisst: Der Erfinder, Francesco Cirillo hatte dafür seinen Küchen-Timer genutzt, der zufällig die Form einer Tomate hatte.



6. Denke langfristig


Jetzt noch ein Tipp ganz konkret von meiner Seite: Überlege dir bei deinen Todos möglichst frühzeitig, welche Aufgaben du vielleicht in der Zukunft wiederholen wirst.


Falls dies so ist, gestalte deine Prozesse auf eine Art, dass du sie in Zukunft rascher abwickeln kannst – und so langfristig Zeit sparst.


Klar, kurzfristig bedeutet das durch die Vorbereitung und Planung etwas mehr Aufwand, den du dir aber ab der ersten Wiederholung wieder einsparst.


Ich gebe dir ein überspitztes Beispiel: Ich erstelle nicht für jedes Buchprojekt händisch einen neuen Projektplan, sondern habe eine Excel-Vorlage gebaut, in der ich alle wichtigen Infos zusammengefasst habe, und die mir gleichzeitig als Timing und Checkliste dient. Bei jedem neuen Buchprojekt muss ich nur mehr Kleinigkeiten adaptieren.



7. Halte dich an diese Tipps, wenn doch etwas liegenbleibt?


Ich kenne so gut wie niemanden, der gegen die sogenannte Aufschieberitis, die Prokrastination, gefeit ist. Selbst bei meiner Mutter, die ein mich immer verfluchendes strahlendes Beispiel der disziplinierten Erledigung von Todos ist, bleiben Dinge ab und an ein wenig länger liegen.


Meistens sind es die unangenehmen Aufgaben, die liegen bleiben – oder jene, die man einfach schon zu lange vor sich herschiebt, sodass sie zu einem scheinbar unüberwindbaren Schwarzen Loch der Motivation heranwachsen.


Letztens habe ich ein paar Tipps gelesen, wie man es schafft, auch Liegengebliebenes zu erledigen.


  • Zuerst einmal halte dich grundsätzlich an die bisher genannten Punkte: also plane deinen Tag, erschaffe dir Routinen, priorisiere, usw.

  • Spätestens jetzt solltest du nochmals evaluieren, ob du überhaupt der oder die Richtige bist, die Aufgabe (alleine) zu erledigen (oder solltest du dir besser Hilfe holen oder sie delegieren?)

  • Wenn es sich um echten Kleinkram handelt: Bring es JETZT hinter dich! SOFORT!

  • Wenn es etwas umfangreichere liegengebliebene Aufgaben sind, dann mache dir für diese eine eigene Liste: zu jedem Punkt notierst du dir, warum du es nicht in Angriff genommen hast, und dann noch was es bringt, die Aufgabe zu erledigen – mit dieser Motivation packst du jetzt die Todos konsequent an, und setzt dir jeweils eine Deadline

  • Zerlege komplexe Aufgaben in kleinere Happen (du musst nicht alles auf einmal schaffen)

  • Mache dir deinen Bio-Rhythmus zunutze: Teile die mühseligen Aufgaben zu einer Tageszeit ein, zu der du besonders leistungsstark und konzentriert bist, dann gehen sie dir leichter von der Hand

  • Bereite dich vor und stelle sicher, dass du alles hast, was du zur Erledigung der Aufgabe hast (z.B. nötige Informationen, Material, Wissen usw.)

  • Erledige sie so einfach wie möglich: ohne zusätzlichen Aufwand, ev. mit technischer Unterstützung, wenn es die Sache erleichtert

  • Verzichte in diesem Fall generell auf Perfektionismus


So, das war jetzt noch ein kleiner Motivationsschub zum Schluss.




Fazit Teil 3:


Das war´s mit meiner Serie zum Thema Produktivität.

Meiner Meinung profitierst du v.a. bei jenen Aufgaben, die dir nicht leicht von der Hand gehen bzw. die du weniger gerne machst. Denn erledigst du sie schneller, dann ersparst du dir zähe frustrierende Stunden, Tage oder gar Wochen.



Weiterführende Links Teil 3:

  • Mehr Zeitmanagement-Tipps (für Selbständige) findest du im Blog-Beitrag von Lilli Koisser: lillikoisser.at

  • Falls dich die Pomodoro-Technik interessiert, dann findest du hier eine Auwahl an Apps >>



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